Réceptionniste / Receptionist

JLL vous donne les moyens de façonner un avenir plus prometteur.

Chez JLL, nos équipes façonnent l'avenir de l'immobilier afin de créer un monde meilleur en combinant des services de classe mondiale, du conseil stratégique et des solutions technologiques pour nos clients. Nous nous engageons à recruter les meilleurs talents et à leur offrir les moyens de s'épanouir, de développer des carrières significatives et de trouver leur place au sein de notre organisation. Que vous possédiez une solide expérience en immobilier commercial, dans les métiers spécialisés ou en technologie, ou que vous souhaitiez transposer votre expertise vers une nouvelle industrie, rejoignez notre équipe pour contribuer ensemble à façonner un avenir prometteur.

Réceptionniste – JLL

Ce que ce poste implique

Chaque jour, nous établissons la norme en matière de service d'accueil et nous nous efforçons d'offrir l'excellence dans les soins et le confort de chaque invité avec lequel nous interagissons. Nos réceptionnistes incarnent les normes d'hospitalité et donnent le ton en fournissant des services avec grâce et attention quotidiennement. En tant que réceptionniste, vous élèverez l'expérience des invités grâce à des salutations personnalisées et un service attentionné, transformant les arrivées routinières en expériences mémorables de la marque. Vous servirez de centre d'information central de nos bureaux, connectant les employés, les visiteurs et les fournisseurs aux bonnes ressources, départements ou réponses, tout en incarnant un état d'esprit d'hospitalité dédié à la création d'expériences fluides et de haute qualité pour les clients et les invités.

À quoi ressemblera votre quotidien

• Accueillir les invités dès leur arrivée avec un accueil chaleureux et sincère, en offrant systématiquement un service professionnel, amical et engageant tout en fournissant un service personnalisé et anticipatif axé sur la qualité de l'interaction et la prestation d'expériences haut de gamme
• Agir en tant que liaison entre les clients, les invités et les autres partenaires sur site pour assurer une expérience client fluide, en gérant les préoccupations des invités en personne, par téléphone ou par courriels/billets avec une résolution rapide et courtoise
• Assurer l'enregistrement et le suivi appropriés de tous les visiteurs, y compris les fournisseurs, les employés en visite et les invités selon les spécifications, tout en utilisant des tableaux de bord et des plateformes pour générer des informations précieuses basées sur les données concernant le volume d'invités et l'utilisation des installations
• Émettre des badges d'employés en suivant les procédures de sécurité appropriées, aider au suivi des processus d'intégration/de départ des badges, et soutenir la gestion des badges concernant l'inventaire et les retours tout en appliquant les protocoles de sécurité de manière professionnelle
• Soutenir les événements sur site grâce à des enregistrements organisés et à la distribution de badges, offrir une expérience d'arrivée axée sur l'hospitalité pour tous les invités externes et les participants aux événements, et faciliter les événements de bureau et les activités éphémères
• Gérer les colis de messagerie entrants et sortants ainsi que le courrier selon les besoins, tout en enregistrant, gérant et organisant diverses données nécessaires, y compris les registres de stationnement, les cartes d'accès de sécurité, les enregistrements des fournisseurs et les systèmes de billetterie de gestion du bâtiment
• Travailler en étroite collaboration avec les membres de l'équipe et les partenaires interfonctionnels pour coordonner une gestion fluide et efficace des demandes des invités, agir comme point de triage pour les problèmes de gestion des installations, et soutenir les ICP du plan de gestion annuel tel qu'identifié par la direction

Qualifications requises

• Au moins deux ans d'expérience en service à la clientèle, de préférence dans les hôtels, les centres de villégiature, le commerce de détail, les restaurants gastronomiques, les environnements de service aux invités de luxe ou les bureaux corporatifs technologiques
• Maîtrise de Google Suite avec la flexibilité de s'adapter rapidement aux nouveaux processus et systèmes mis en œuvre par la direction
• Excellentes compétences en organisation et en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, avec une maîtrise de l'anglais requise
• Capacité d'effectuer une activité physique minimale telle que marcher et transporter de petits colis
• Confiance pour faire respecter les politiques de sécurité et gérer les points de friction (par exemple, les fournisseurs non annoncés) tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme et de service à la clientèle
• Engagement démontré envers les normes d'hospitalité avec responsabilisation personnelle et volonté de participer aux audits d'hospitalité menés par la direction
• Fortes capacités de résolution de problèmes avec un état d'esprit orienté vers le service dédié à la création d'expériences exceptionnelles pour les invités

Qualifications préférées

• Expérience de travail dans la réception de bureaux corporatifs ou à la réception d'hôtels
• Familiarité avec les systèmes de gestion des visiteurs et les plateformes de contrôle d'accès
• Expérience en coordination d'événements et en gestion de l'expérience des invités
• Expérience en saisie de données, systèmes de suivi et génération de rapports à partir de plateformes d'hospitalité
• Connaissance des opérations de gestion des installations et des protocoles de sécurité des bâtiments
• Capacité d'utiliser des outils d'IA générative et des plateformes de recherche conversationnelle pour rationaliser les tâches administratives et améliorer les communications avec les invités
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

Receptionist – JLL

What this job involves

Every day, we set the standard for hospitality service and pride ourselves on delivering excellence in the care and comfort of every guest that we interact with. Our receptionists embody the hospitality standards and set the tone in delivering services graciously and thoughtfully every day. As a Receptionist, you will elevate the guest journey through personalized greetings and attentive service, transforming routine arrivals into memorable brand experiences. You will serve as the central information hub of our offices, connecting employees, visitors, and vendors to the right resources, departments, or answers, while embodying a hospitality mindset dedicated to creating frictionless, high-quality experiences for clients and guests.

What your day-to-day will look like

• Greet guests upon arrival with a warm and sincere welcome, consistently offering professional, friendly, and engaging service while providing personalized, anticipatory service that focuses on quality of interaction and delivering white glove experiences
• Act as a liaison between clients, guests, and other onsite partners to ensure seamless customer experience, handling guest concerns in person, over the phone, or via emails/tickets with prompt and gracious resolution
• Ensure proper registration and tracking of all visitors, including vendors, visiting employees, and guests as outlined by specifications, while utilizing dashboards and platforms to generate valuable data-driven insights regarding guest volume and facility usage
• Issue employee badges following proper security procedures, assist with tracking badge onboarding/offboarding processes, and support badge management regarding inventory and returns while enforcing security protocols professionally
• Support onsite events through organized check-ins and badging, provide a hospitality-focused arrival experience for all external and event guests, and facilitate office events and pop-ups
• Manage incoming and outgoing courier packages and mail as required, while recording, managing, and organizing various data as needed including parking logs, security access cards, vendor sign-ins, and building management ticketing systems
• Work closely with team members and cross-functional partners to coordinate smooth and efficient handling of guest requests, act as triage point for facility management issues, and support annual management plan KPIs as identified by management

Required Qualifications

• At least two years of customer service related experience, preferably from hotels, resorts, retail, fine dining restaurants, luxury guest service environments, or tech corporate offices
• Proficient in Google Suite with the flexibility to quickly adapt to new processes and systems implemented by management
• Excellent organization and communication skills, both oral and written, with proficiency in English required
• Ability to perform minimal physical activity such as walking and carrying small packages
• Confidence to enforce security policies and manage friction points (e.g., unannounced vendors) while maintaining a high level of professionalism and customer service
• Demonstrated commitment to hospitality standards with self-accountability and willingness to participate in hospitality audits conducted by management
• Strong problem-solving abilities with a service-oriented mindset dedicated to creating exceptional guest experiences

Preferred Qualifications

• Experience working in corporate office reception or front desk environments
• Familiarity with visitor management systems and access control platforms
• Background in event coordination and guest experience management
• Experience with data entry, tracking systems, and generating reports from hospitality platforms
• Knowledge of facility management operations and building security protocols
• Ability to use generative AI tools and conversational search platforms to streamline administrative tasks and enhance guest communications
• Oral and/or written interactions with tenants or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.)