Coordonnateur(trice) en gestion documentaire / Document Management Coordinator

Canada Rail, coentreprise entre Keolis Canada et SNCF Voyageurs, unit l’expertise de Keolis, leader mondial du transport public, à l’expérience internationale de SNCF Voyageurs en transport ferroviaire de passagers, à grande et à vitesse conventionnelle. Ensemble, elles tirent parti de leurs connaissances pratiques acquises à travers l’exploitation de lignes ferroviaires de voyageurs partout dans le monde.

Et ce n'est qu'un début ! Poursuivant notre croissance, nous recherchons des professionnels passionnés et talentueux pour contribuer à façonner l'avenir du train à grande vitesse au Canada. De nombreuses autres opportunités seront bientôt disponibles !

www.keolis.com, https://www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info

Votre rôle

À titre de Coordonnateur(trice) en gestion documentaire, vous êtes responsable de la mise en place, du maintien et de l’application des pratiques de gestion documentaire afin d’assurer l’intégrité, la conformité, l’accessibilité et la traçabilité de l’information tout au long du cycle de vie des projets. Vous agissez également comme point central pour la gouvernance documentaire et soutenez activement les équipes projet, les parties prenantes internes et externes.

Principales responsabilités

Gestion des documents

• Mettre en place et maintenir le système de gestion documentaire (ex. SharePoint, GED).
• Appliquer les procédures et standards de contrôle documentaire.
• Classifier, indexer et nommer les documents selon les règles établies.
• Gérer les versions, révisions et statuts des documents.

Contrôle qualité et conformité

• Vérifier la conformité des documents aux exigences internes, contractuelles et réglementaires.
• S’assurer que seules les versions approuvées sont diffusées et utilisées.
• Réaliser des audits périodiques pour garantir l’intégrité documentaire.
• Appliquer les règles de confidentialité et de sécurité de l’information.

Circulation et diffusion de l’information

• Coordonner les flux documentaires entre équipes internes et partenaires externes.
• Gérer les documents de transmission (transmittals), incluant les envois, suivis et accusés de réception.
• Assurer l’accès aux bonnes versions des documents au bon moment.
• Soutenir les équipes lors des revues documentaires.

Support aux projets et aux équipes

• Mettre en forme les livrables conformément aux attentes du client.
• Former et accompagner les utilisateurs sur les outils et processus documentaires.
• Agir comme point de contact pour toute question liée à la gestion documentaire.
• Soutenir les audits internes et externes.
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques documentaires.

Archivage et clôture de projets

• Planifier et gérer l’archivage des documents papier et électroniques.
• Préparer les dossiers de fin de projet (as-built, livrables finaux).
• Assurer la traçabilité et la conservation à long terme de l’information.

Profil recherché

Connaissances et expérience

• Diplôme d'études universitaires en gestion documentaire, gestion de l’information, archivistique, administration ou domaine connexe.
• Expérience de 2 à 5 ans en gestion documentaire dans un environnement de projets structurés.
• Maîtrise des plateformes collaboratives (SharePoint / Microsoft 365, Aconex ou équivalent).
• Bonne compréhension du cycle de vie des documents et du contrôle des versions.
• Connaissance des environnements contractuels et des livrables de projets.
• Expérience en coordination avec des équipes multidisciplinaires et des partenaires externes.
• Familiarité avec les exigences de conformité, d’audit et de confidentialité de l’information.

Compétences clés

• Rigueur élevée et attention marquée aux détails.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
• Capacité à structurer, analyser et fiabiliser l’information documentaire.
• Habiletés de communication et de collaboration avec divers intervenants.
• Autonomie et sens des responsabilités dans un contexte multi-projets.
• Capacité à former et accompagner les utilisateurs.
• Orientation amélioration continue et résolution de problèmes.
• Discrétion et respect des règles de confidentialité.